- Evidenční kniha pro sledování základních smluvních parametrů:
- smluvní strany
- osoby oprávněné k jednání
- předmět smlouvy
- data platnosti a účinnosti smlouvy
- cena plnění
- záruční doba
- výpovědní lhůta
- způsob platby
- způsob výběru dodavatele
- evidenční číslo smlouvy
- grafické znázornění stavu smlouvy
- Pro snazší orientaci a vyhledávání v evidenci je zabudován číselník klíčových slov, podle kterých lze vyhledávat jednotlivé typy smluv.
- Změna ve smlouvě je vždy podchycena dodatkem. Každý dodatek je v evidenci vždy samostatně evidován. Ve srovnání se skutečně podepsaným dodatkem jsou v dodatku v evidenci smluv obsaženy vždy všechny aktuální údaje. Tím je zajištěn fakt, že na posledním dodatku uživatel nalezne všechny aktuální platné náležitosti smlouvy.
- Pro schválení smlouvy oprávněnými osobami je připraven tisk průvodky smlouvy. Vzhled a obsah průvodky si vždy definuje uživatel. Průvodka je po odsouhlasení připravena.
- Přístup ke smlouvám je řízen dle práv uživatele k jednotlivým střediskům.
- Čerpání zdrojů na smlouvu z přidělených finančních limitů je zpracováno obdobně jako v modulu vydaných objednávek.
- V knize přijatých faktur je zapracována kontrola na celkovou částku smlouvy.
- Součástí modulu evidence smluv jsou tiskové sestavy. V sestavách lze kombinovat údaje z evidence smluv a vydaných objednávek. To je vhodné pro sledování stavů čerpání finančních limitů.
- Evidence smluv neobsahuje plný text smlouvy, ale je připojena na úložiště dokladů. V uložišti je možné ke každé smlouvě připojit libovolný počet dokumentů.
- Dané řešení je připraveno k rozšíření o:
- možnost zveřejňování smluv
- kontrola čerpání finančního limitu
